Les fonctionnalités d'EnySign en détail

Le point de départ d'EnySign est immédiat : vous importez un document PDF, vous placez les champs de signature aux bons endroits et vous ajoutez les signataires. Le parcours est pensé pour être bouclé en quelques minutes, sans formation préalable ni installation logicielle.

Chaque signataire reçoit un lien personnel par e-mail. Il consulte le document, confirme son consentement puis appose sa signature depuis un ordinateur ou un mobile. Le signataire n'a jamais besoin de créer un compte, ce qui réduit l'abandon et accélère la collecte.

Une enveloppe peut regrouper plusieurs signataires. Vous choisissez un envoi simultané, où tout le monde reçoit le document en même temps, ou un envoi dans l'ordre : avec l'ordre séquentiel activé, chaque destinataire ne reçoit le document qu'une fois le précédent signataire ayant terminé.

Ce fonctionnement reproduit fidèlement un circuit de signature classique, utile par exemple pour un contrat qui doit d'abord être visé en interne avant d'être transmis au client. Chaque destinataire a un rôle et une position dans la file, et l'enveloppe se complète automatiquement lorsque tous les signataires requis ont signé.

Pour renforcer le lien entre le signataire et son consentement, vous pouvez exiger un code à usage unique (OTP) envoyé par e-mail. Le signataire saisit ce code avant de pouvoir signer. Le code a une durée de validité courte et un nombre de tentatives limité pour éviter les abus.

Cette vérification reste optionnelle et se règle signataire par signataire. Elle est utile lorsque le document justifie une confirmation supplémentaire d'accès à la boîte e-mail, tout en gardant un parcours fluide et sans compte.

Depuis votre espace, vous suivez l'état de chaque enveloppe : envoyée, consultée, signée, complétée ou refusée. Vous savez qui a ouvert le document, qui a signé et ce qu'il reste à faire, sans relancer manuellement par téléphone.

Lorsqu'un signataire tarde, vous déclenchez une relance par e-mail. Les relances sont encadrées pour rester raisonnables et ne pas transformer un rappel utile en sollicitation excessive.

Pour les envois récurrents, EnySign permet d'enregistrer des modèles réutilisables : vous repartez d'une base prête plutôt que de tout reconfigurer à chaque fois. Vous organisez vos documents dans des dossiers et gérez un carnet de contacts pour retrouver rapidement vos signataires habituels.

L'objectif est de réduire le temps passé sur les tâches répétitives, en particulier pour les indépendants et petites équipes qui envoient souvent les mêmes types de documents.

EnySign propose des espaces équipe pour travailler à plusieurs sur les mêmes enveloppes. Chaque membre a un rôle : propriétaire, administrateur ou membre. Les administrateurs et le propriétaire peuvent inviter de nouveaux membres et gérer l'espace ; les enveloppes peuvent être partagées au sein de l'organisation.

Cette organisation par rôles permet de séparer clairement qui pilote l'espace et qui l'utilise, ce qui est utile dès qu'une TPE ou PME dépasse l'usage strictement individuel.

Chaque parcours alimente un dossier de preuve : identité déclarée, e-mail, consentement, empreinte SHA-256 du document, horodatage RFC 3161 et journal d'audit. Les documents signés reposent sur un format PAdES et un horodatage RFC 3161, qui inscrivent la signature dans le PDF lui-même.

Le journal d'audit est chaîné : chaque événement référence le précédent, de sorte qu'une altération du registre devient détectable. La signature électronique à valeur probante au sens du règlement eIDAS produit ainsi un ensemble d'éléments à valeur probante (art. 1366 du Code civil), sans qu'EnySign ne revendique de statut de prestataire qualifié.

La page /verifier est ouverte à tous, sans compte. Toute personne recevant un document signé avec EnySign peut y déposer le PDF pour contrôler son empreinte, l'horodatage, la reconnaissance du document par le service et l'intégrité globale du journal d'audit.

Ce contrôle indépendant renforce la confiance du destinataire : il ne dépend pas de votre parole, mais d'une vérification qu'il réalise lui-même.

À partir du plan Business, EnySign expose une API et des webhooks signés. Vos systèmes sont notifiés en temps réel des événements de signature (envoi, consultation, signature, complétion, refus, OTP vérifié), chaque appel étant signé en HMAC-SHA256 pour permettre au receveur d'en vérifier l'authenticité.

L'export complet du compte génère une archive autoportante contenant vos enveloppes, signataires, statuts, dates et empreintes, afin de garantir la réversibilité : vos données restent les vôtres et vous pouvez les récupérer à tout moment.

Chaque signature en ligne évite d'imprimer, de scanner et de renvoyer un document. EnySign met en avant un impact « 0 papier » qui rend visible ce que vos envois dématérialisés font économiser au fil de l'usage.

Au-delà de l'aspect symbolique, la dématérialisation réduit les allers-retours postaux et le temps d'attente, tout en gardant une trace numérique claire et exportable de chaque document.